MATERI POKOK: ADMINISTRASI

ADMINISTRASI

Oleh: YOGI WIJAYA HUTABARAT, ST.

         INDIKATOR

·         Tujuan                                     :     *     Menjadikan kader tingkat dasar sebagai SDM awal, mampu berdaya saing dan memiliki bakat menurut pembidangannya.

               *     Memperkuat komitmen dan pengetahuan dasar kader tingkat dasar terhadap sistem administrasi Ikatan Pelajar Al Washliyah.

               *     Melahirkan kader tingkat dasar yang memiliki kemampuan dasar tentang surat menyurat, pengarsipan, dan sistem-sistem dasar administrasi IPA.

               *     Melahirkan kader tingkat dasar yang memiliki wawasan administrasi sesuai dengan Peraturan Organisasi.

               *     Mengetahui sejauh mana pengetahuan dan bakat para peserta kader tingkat dasar.

·         Landasan Kaderisasi

o   Landasan Ideologi             :     Islam (independen & otonom)

o   Landasan Operasional     :     Standarisasi Pelaksanaan Latihan Kader

o   Landasan Konstitusional  :     Hasil-Hasil Muktamar XI Ikatan Pelajar Al Washliyah (Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga & Peraturan Organisasi IPA)

·         Target/ Sasaran                      :     Tingkat Latihan Kader Dasar (LKD)

·         Alat peraga yang

dipersiapkan & digunakan       :     *     Kertas HVS (Uk. 21,5-33)

                                                      *     Kertas HVS A4

                                                      *     Papan Tulis

                                                      *     Alat tulis (Pulpen dan Pengaris)

                                                      *     Spidol

                                                      *     Karton Warna Putih

                                                      *     Laptop (jika ada)

                                                      *     Infokus/sederajat (jika ada)

·         Durasi Waktu                          :     90-120 menit

VOCAL POINT ISI MATERI

A.        DALIL MATERI/ SUBSTANSIAL

         Administrasi Peraktis adalah merupakan salah satu bagian dari materi pokok yang terdapat diantara materi-materi pokok Latihan Kader Dasar Ikatan Pelajar Al Washliyah, sebagaimana yang tertuang didalam Peraturan Organisasi Ikatan Pelajar Al Washliyah; Bab IX Pasal 37 tentang Standarisasi Pelaksanaan Latihan Kader, ayat 2 tentang Latihan Kader Dasar (LKD), butir (d) tentang materi LKD dengan urutan ke (7) dari (9) materi pokok yang ada.

B.       ADMINISTRASI SECARA UMUM

Kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin Ad + ministrae. Ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuh. Jadi tugas utama seorang administrator, sekretaris adalah memberikan layanan prima bagi institusinya.

Dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi menjadi 2 pengertian yakni : administrasi dalam pengertian sempit suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor, dan administrasi dalama pengertian luas adalah seluruh proses kerjasama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

Dalam pengertian lain, administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Dan fungsi administrasi itu sendiri yakni: 1. komunikasi, 2. arsip, dan 3. memperdalam konsep dasar.

C.       ADMINISTRASI FASE SEJARAH

Tulis Menulis merupakan simbol komunikasi  masyarakat terdahulu dan panggilan lahiriah yang telah berkembang sebelum ditemukannya bahasa tulisan. Sejak zaman prasejarah, manusia primitif telah mengenal gambar dan bentuk tulisan sebagai alat komunikasi. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya temuan gambar dan simbol tulisan di goa-goa tempat manusia tinggal pada zaman itu. Dari gambar-gambar dan simbol tulisan tersebut terdapat beberapa kesamaan tema dan tulisan. Pada umumnya tema yang diangkat adalah seputar kehidupan manusia sehari-hari pada zaman itu, seperti berburu binatang, pola kehidupan mereka dan ritual keagamaan yang berkembang pada zaman tersebut (animisme dan dinamisme).

Dewasa ini, seni, gambar, dan tulis menulis tidak lagi dianggap sebagai sesuatu yang sakral. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), seni tulis menggalami pergeseran fungsi dan makna. Saat ini tulis menulis sudah menjadi bidang keilmuan yang mempunyai banyak cabang dan turunan menurut fungsinya. Menyatu dengan perkembangan teknologi sebagai sesuatu yang tidak dapat dipisahkan.

D.       ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI

1.    ULBERT: Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

2.    WH. EVANS: Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi

3.    ARTHUR GRAGER: Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

4.    WILLIAM LEFFINGWELL: Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan

5.    GEORGE TERRY: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

E.        ADMINISTRASI IKATAN PELAJAR AL WASHLIYAH

Sebagaimana untuk mencapai tujuannya dalam rangka menunjang pola kerja efektif dan effisien dalam mencapai keberhasilan institusinya, sebuah organisasi sangat memerlukan sistem administrasi. Sebagai organisasi, Ikatan Pelajar Al Washliyah juga melaksanakan fungsi administrasi untuk menunjang tugas, pokok dan fungsinya. Administrasi Ikatan Pelajar Al Washliyah dibangun dengan pola efektif dan sistematis sebagaimana yang tertuang didalam Peraturan Organisasi.

Bagi pengurus dan anggota Ikatan Pelajar Al Washliyah yang telah aktif diharuskan untuk mengetahui dan melaksanakan sistem tersebut, sebagaimana bunyi PO Bab IX Pasal 35: ”dalam rangka tertib administrasi dalam menjalankan organisasi Ikatan Pelajar Al Washliyah harus mengikuti Peraturan Organisasi yang dikeluarkan Ikatan Pelajar Al Washliyah yang dituangkan dalam PO ini”.

Ø   Sistem Administrasi

Pada Muktamar Ikatan Pelajar Al Washliyah XI di Bandung tanggal 18-20 Februari 2011 dinyatakan dalam Peraturan Organisasi Ikatan Pelajar Al Washliyah Bab VI Pasal 7 tentang maksud dan tujuan, tentang Sistem Administrasi Sekretariat (SAS), bahwa :

1.       Maksud  :    Peraturan Organisasi Sistem Administrasi Sekretariat (SAS) IPA disusun dengan maksud untuk menetapkan pola dan mekanisme kerja organisasi yang terpadu dan menyeluruh secara nasional.

2.       Tujuan   :    Peraturan Organisasi Sistem Administrasi Sekretariat (SAS) IPA disusun dengan maksud untuk memberikan pedoman bagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dalam rangka keseragaman sistem Administrasi sekretariat IPA yang berlaku di semua jajaran organisasi IPA.

Kemudian bunyi PO Bab VI pasal 8 tentang Ruang Lingkup yang menjelaskan :

Sesuai dengan maksud dan tujuan peraturan organisasi sistem administrasi kesekretariatan, maka ruang lingkup peraturan organisasi ini meliputi :

-                Administrasi.

-                Fungsi sekretariat dalam organisasi.

-                Standarisasi.

-                Korespondensi.

-                Klasifikasi surat.

-                Surat keluar dan masuk.

-                Tata cara penggunaan cap dan wewenang penandatanganan surat.

-                Kelengkapan dan inventarisasi sekretariat.

-                Lampiran-lampiran.

Ø   Pengertian Pokok

Bunyi PO Bab VII pasal 9 dijelaskan tentang pengertian administrasi Ikatan Pelajar Al Washliyah. Berikut penjelasannya :

1.        Dalam arti yang luas, segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

2.        Dalam arti sempit, segenap pekerjaan, kegiatan, usaha dan tata cara tulis menulis dalam organisasi yang dilakukan secara teratur dengan tujuan yang jelas.

Kemudian bunyi PO Bab VII pasal 10 tentang Sistem Administrasi Organisasi :

Didalam penyelenggaraan Administrasi untuk mencapai suatu tujuan perlu diketahui sistem dan prosedurnya yang dibagi menjadi 4 bagian yaitu :

1.        Catatan adalah kumpulan tulisan yang dibuat secara teratur dan kronologis yang dapat dipergunakan untuk mengetahui/menilai kembali fakta-fakta yang berhubungan dengan tindakan-tindakan administrasi pada masa lalu.

2.        Laporan adalah suatu pertanggung jawaban dari seseorang pengurus/anggota sebagai hasil pengolahan/penilaian data/catatan kegiatan yang berhubungan dengan fungsi dan tugasnya, sesuai dengan yang diinstruksikan organisasi.

3.        Keputusan adalah tindakan yang diambil organisasi setelah mempelajari dan menilai rencana/program yang telah disusun atau dianggap perlu untuk dilaksakan sebagaimana mestinya.

4.        Surat-menyurat adalah suatu kegiatan yang dijalankan untuk meminta dan memberikan penjelasan atau perintah, menambah kekurangan atau mengadakan perubahan-perubahan sebagai redaksi dari adanya catatan/program/perencanaan dan keputusan.

Kemudian bunyi PO Bab VII pasal 11 tentang Sekretariat :

1.        Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab atas kelancaraan pekerjaan ketatausahaan/administrasi organisasi yang meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam penyampaian kebijaksanaan organisasi melalui saluran administrasi yang dilakukan termasuk tugas jasa-jasa yang meliputi penyampaian informasi, percetakan, distribusi surat dan lain-lain.

2.        Petugas administrasi dalam melaksanakan tugasnya wajib menjamin dan bertanggung jawab atas keberhasilan misi organisasi melalui saluran dengan ketentuan yang berlaku.

Bunyi pasal 12 tentang Tugas-Tugas Sekretaris :

Tugas-tugas Sekretaris berada di bawah kendali sekretaris jenderal/sekretaris, adapun proyeksi tugas-tugas sekretaris meliputi :

1.       Koordinasi yang dilaksanakan oleh sektretaris oleh sekretaris adalah koordinasi dalam penyampaian kebijaksanaan yang akan diteruskan ke semua tingkatan organisasi sesuai dengan dengan keinginan organisasi melalui saluran administrasi.

2.       Membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan (jasa-jasa), keputusan dan kebijaksanaan yang telah diambil organisasi dengan cepat dan tepat oleh sekretariat sebagai seluruh informasi.

3.       Arus surat/distribusi surat dari organisasi keseluruh jajaran merupakan faktor penting yang menjadi tanggung jawab sekretariat.

Ø   Prinsip Pokok Surat

Dijelaskan pula pada PO Bab X pasal 17 tentang prinsip pokok pembuatan surat, yakni :

1.        Menentukan maksud dan tujuan dari penulisan surat tersebut.

2.        Merencanakan bentuk surat dalam hal penyampaian ide dalam isi surat.

3.        Menggunakan tata bahasa yang baik.

4.        Surat hendaknya singkat dan jelas tanpa mengurangi kesopanan dan kelengkapan makna surat.

F.        URUTAN TATA TULIS SURAT

1.        Kop surat dengan logo organisasi; yang menerangkan tanda sebagai penunjuk organisasi.

2.        Alamat surat.

3.        Tanggal surat.

4.        Nomor surat.

5.        Lampiran surat.

6.        Hal surat.

7.        Tujuan surat.

8.        Pembukaan surat.

9.        Isi surat.

10.      Penutup surat.

11.      Nama organisasi pembuat surat.

12.      Nama Pimpinan pembuat surat yang dibubuhi tanda tangan.

13.      Stempel organisasi.

14.      Tembusan.

15.      Initial (bila diperlukan).

G.       6 T SEKRETARIS

         Sekretaris yang dikenal sebagai pengatur sistem dan motor penggerak organisasi memilki peranan penting dalam proses perjalanan organisasi. Sekretaris berkewajiban membantu Ketua dalam segala hal dalam rangka mewujudkan sinergi produktif dalam  mengembang cita-cita organisasi. Untuk menjadi Sekretaris yang baik, hal-hal berikut perlu dicermati.

1.        Tanggap

Sekretaris harus memiliki sikap tanggap. Artinya harus dengan cepat mengetahui, memahami, dan mengerti menggerakkan dinamika dan sistem organisasi dalam rangka membesarkan organisasi.

2.        Tangkas

Artinya karena tugas-tugas yang harus dihadapi dan dilaksanakan, Sekretaris harus tangkas. Tangkas dalam arti cekatan, sigap, dan gesit. Cekatan dalam memahami dan menangkap potensi organisasi.

3.        Tangguh

Sekretaris harus memiliki sifat tangguh, kuat dalam memegang pendirian dan prinsip. Yang benar harus dinyatakan benar, sedangkan yang salah harus dinyatakan salah.

4.        Teliti

Ketelitian atau kecermatan menunjuk sikap hati-hati. Ketelitian seperti inilah yang harus dimiliki Sekretaris dalam mencatat ide, gagasan, pandangan, ulasan, sanggahan, atau bahkan usulan anggota.

5.        Tekun

Sekretaris harus memiliki sifat tekun yakni kesungguhan dalam mengikuti dan menjaga proses berjalannya organisasi.

6.        Tenggang Rasa

Sikap tenggang rasa akan menempatkan seorang Sekretaris pada kesungguhan hati untuk berperan sebagai orang kedua. Sebagaimana Ketua, Sekretaris memiiki tanggung jawab teknis dan substansial.

H.       SIMPULAN

Dalam berbagai hal yang bersifat teknis, manusia tidak akan lepas dari administrasi terbukti dari perjalanan manusia terdahulu sampai manusia saat ini, dari model administrasi kuno sampai modern.

Bagi seorang Administrator, Desainer, Akuntan, Ekonom, Komikus, dan Sekretaris, keterampilan dan wawasan dalam administrasi, mutlak harus dikuasai sebagai dasar proses kreasinya.

I.          SEBAGAI PENUTUP

Dikala cuaca indah dan terang

Bukan maksud melagak lantang

Hanya ingin memadu ilmu terbilang

Semoga kader IPA tidakkan hilang

Kampung Bedagai di hari pekan

Pohon dadap di simpang empat

Andailah ada salah kesilapan

Mohon Maaf Dunia Akhirat

“Nasruminallah Wafathung Qorib Wabasyiril Mu’minin”

REFERENSI :

·               Ikatan Pelajar Al Washliyah, Peraturan Organisasi IPA, Bandung, 2012.

·               Makalah Administrasi IPA, LKD TAHUN 2006 PC. IPA Medan Belawan.

·               J. S. Kamidi, Diskusi Yang Effektif, Yogyakarta, 1995.

·               Soebroto, Pokok-pokok Pengertian Ilmu Tata Usaha, Jakarta: Balai Pembinaan Administrasi,1980.

·               Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Jakarta, 2008.